請求書の支払期限、「月末」で統一していませんか？取引先ごとの条件を取り違えない確認の基本

月半ばに作業が終わった案件の請求書を先に作り、「支払期限は今月末」と入力する。前回のファイルを複製したため、期限欄に前回の月末日が残っていた――。毎月の請求が重なる時期には、こうした日付の取り違えが起こりやすくなります。

請求日・締め日・支払期限は、それぞれ別の役割です

請求日は、請求書を発行した日です。締め日は、どこまでの取引を今回の請求対象にするかを区切る基準日です。支払期限は、合意した条件に照らして支払いの予定を示す日として扱われます。

たとえば、月末締め翌月末払いの取引先と、20日締め翌月末払いの取引先がある場合、同じ週に請求書を作っても、対象となる取引期間や入金の見込みは同じとは限りません。日付をすべて「月末」にそろえると、入力は速くなりますが、取引条件とのずれに気づきにくくなります。

早く請求しても、入金予定まで早まるとは限りません

完成した案件から早めに請求書を送れば、早く入金されるように感じるかもしれません。しかし継続取引では、「いつまでの分を集計し、いつ支払うか」があらかじめ決まっていることがあります。支払う側にも、請求内容の確認、支払処理、資金計画の予定があります。

そのため、請求書を早く発行したことと、合意済みの支払条件が変わることは別の話です。請求書の期限欄だけを書き換えても、支払条件まで変更されたとは限りません。条件を変えたいときは、請求書だけで処理せず、取引先に確認し、合意した内容を残す方法を検討します。

見るべきなのは「前回の請求書」より条件の根拠です

前回の請求書は書式を作る参考にはなりますが、今回の条件を保証する資料ではありません。単発案件では見積書や発注書ごとに条件が異なることがあります。継続取引でも、基本契約、発注時の連絡、取引先の請求案内などに提出方法や締め日の扱いが示されている場合があります。

請求書を作る前に、取引先ごとに次の項目を確認できるようにしておくと、日付判断がしやすくなります。

・今回の役務や納品が入る締め期間
・請求書の提出期限と提出方法
・支払条件と、休日時の扱い
・条件を確認する資料と、その確認先

特に、請求書到着後の所定日払い、検収完了後に請求する取引、着手金や分割請求がある取引では、普段の月次請求と同じ感覚で日付を入れないほうが安全です。取引先の購買システムや指定様式で受付日が管理される場合も、送付日だけでは判断できないことがあります。

入金予定は、請求日とは分けて記録します

請求書を発行した一覧に請求日だけを残すと、「いつ入金される見込みか」を後から読み取れません。請求日とは別に、条件から見込む入金予定日と、その根拠を記録しておくと、資金の見通しと問い合わせ対応の両方に役立ちます。

定例取引なら、送信前の確認項目に「締め期間」「支払条件の根拠」「請求書の支払期限」を加えるだけでも、前月ファイルのコピーによる見落としを減らせます。請求日、締め日、支払期限を一つの日付として扱わず、今回の取引がどの条件に当てはまるかを確認することが基本です。

なお、請求書にどの項目を記載するかや、支払条件の扱いは、取引先との合意や取引の内容によって異なります。過去の書式だけで判断しにくい場合は、根拠となる資料と取引先の案内を確認してから発行します。

請求書管理DIM