請求書をメールで送るとき、本文には何を書く？未着・添付漏れに備える送信記録の残し方

月末の夕方、前月の送信メールを複製し、宛先と件名を書き換えて請求書PDFを添付する。作業が続くと、CCの経理担当者を入れ忘れたり、別の取引先のアドレスが残っていたりします。数日後に「請求書が届いていない」と連絡を受けたとき、いつ、誰に、どの請求書を送ったかをすぐ答えられるでしょうか。

メール本文は、添付ファイルの説明書になる

請求書は、担当者から経理部門、支払担当者へ転送されることがあります。そのため本文が「請求書をお送りします」だけだと、転送された先では、何月分なのか、どの取引に関するものかが分かりにくくなる場合があります。

件名には、請求書の送付であることと、対象月や取引先名などを入れておくと、受信側も送信側も後から探しやすくなります。本文には、少なくとも宛名、送付の目的、添付書類、請求書番号または対象取引・対象期間、支払期限、問い合わせ先を簡潔に置くとよいでしょう。

たとえば、「○月分の請求書（請求書番号：○○）を添付いたします。添付ファイルは1点です。お支払期限は○月○日です。内容については○○までご連絡ください」といった形です。金額まで本文に書くかは、相手先の運用やメールの取扱いへの配慮を踏まえて決めます。

送信直前は、見る順番を固定する

確認漏れは、急いでいるときほど起こります。毎回同じ順番で確認すると、前月メールの複製による取り違えに気づきやすくなります。

おすすめは、まず宛先、CC・BCCを確認し、次に件名、添付の有無を見ます。その後、添付した請求書の宛名・金額・対象期間がメール本文と合っているか、本文の支払期限に誤りがないかを確認します。「添付したか」だけでなく、「この相手にこの請求書を添付したか」まで見るのがポイントです。

取引先から請求書送付専用のアドレス、受領システム、郵送、暗号化やパスワード別送などを指定されている場合は、その手順を優先します。複数の宛先に送る場合も、CC・BCCの使い分けやグループアドレスの利用が相手先の運用に合うかを確認します。

送信済みメールだけでは、請求の状況を一覧にしにくい

送信済みフォルダは有用ですが、請求書番号ごとに送信状況を見渡すには手間がかかることがあります。担当者が変わった場合、個人のメールボックスだけでは確認しづらいこともあります。

そこで、請求書ごとに送信日、送付先、送信者、請求書番号、送信手段、再送・訂正の有無を、請求管理表などに残します。送信済みメールの件名や保存場所を記録できれば、一覧から該当メールへ戻りやすくなります。これは受領や内容確認、支払承認までを示す記録ではありませんが、未着連絡への対応や請求済みかどうかの確認の起点になります。

再送・訂正は、最初の送付とつなげて残す

「未着なので再送します」と送るときは、当初の送信日、再送であること、対象の請求書番号を本文に入れます。訂正後の請求書を送る場合は、どの書類を差し替えてほしいのか、訂正後の書類であることも明記します。管理表にも再送日や訂正の内容を追記しておくと、古いファイルを参照する行き違いを減らせます。

メールや請求書データの保存方法には、取引内容や事業の状況に応じて確認が必要な点があります。日常の送信記録は、保存要件を一律に満たすことを保証するものではありません。まずは定型文と確認順、記録項目を決め、未着の連絡があっても送付状況を短時間でたどれる状態をつくることから始めましょう。

請求書管理DIM