請求書を送った後、入金済みの管理はどうする？二重確認を減らす「請求済み／入金済み」の分け方

月末に請求書をメールで送り、翌月になってから銀行明細を確認する。すると、「この取引先はもう振り込んでくれたはず」「まだ確認していなかったかも」と、メール、請求書PDF、口座明細を行き来することがあります。請求書を送った後の管理は、ファイルを保管するだけでは終わりません。

請求書は「送付済み」と「入金済み」を同じ扱いにしない

請求業務には少なくとも、請求書を発行した、送付した、支払期日または入金予定日を迎えた、実際の入金を確認した、という段階があります。このうち送付済みは、相手に支払いを依頼した状態です。代金を確認できた状態とは分けて考える必要があります。

送付済みの請求書を「対応完了」のように扱うと、期限を過ぎた未入金に気づきにくくなります。反対に、入金確認をしていないものへ再案内を送ると、すでに支払いを済ませた相手との行き違いにもなり得ます。請求書の保管場所ではなく、各請求が今どの段階かを一覧で追うことが大切です。

管理表では日付を四つに分ける

未入金・確認待ちの請求を一つの一覧に集め、取引先名、請求番号または案件名、請求額、発行日、送付日、入金予定日、入金確認日、対応状況を記録します。請求番号や案件名は、同じ取引先に同額の請求が続く場合に特に役立ちます。

ここで見落としやすいのが、入金予定日と入金確認日です。予定日は「いつ確認を始めるか」の目安であり、確認日は「入金の事実を明細などで照合できた日」です。取引先から支払予定日の連絡があっても、確認前は入金済みではなく、連絡予定と実際の結果を区別しておくと判断がぶれません。

対応状況は、次の作業が分かる言葉にする

状況欄を単に「済」「未」とすると、何をすべきかが分かりにくくなります。たとえば「作成中」「送付済み」「入金予定日前」「入金確認待ち」「入金済み」「確認連絡中」のように、次の行動が分かる言葉にそろえます。期日を過ぎたものだけを抽出すれば、確認の優先順位もつけやすくなります。

入金確認は、週に1回、または月に数回など、自社の取引量に合う日を決めて行います。明細に入金があれば、取引先、金額、対象となる請求を照合し、入金確認日と状況を更新します。金額だけで結び付けるのではなく、振込名義や請求番号、対象期間も確認するほうが安全です。

一件の入金が一枚の請求書とは限らない

複数の請求をまとめて振り込む、振込名義が担当者名になる、手数料が差し引かれるといったケースでは、請求額と明細の金額がそのまま一致しないことがあります。前払い、分割払い、着手金と残金、値引き、返金、相殺などでも、請求と入金は一対一にならない場合があります。

差額や対象が分からない入金は、すぐに入金済みにせず「照合中」として残します。契約や取引先との取り決め、これまでのやり取りを確認したうえで、必要なら落ち着いて問い合わせる流れにします。現金、カード決済、決済サービス、口座振替も、確認できる時点や明細の見え方が異なります。

表計算なら「行のずれ」と更新の曖昧さに注意する

表計算は少ない件数でも一覧を作りやすい方法です。ただし、並べ替えやフィルターの途中で一部の列だけを操作すると、請求内容と日付・状況がずれることがあります。請求ごとに識別子を持たせ、行全体を対象に操作する習慣を決めておくと確認しやすくなります。

また、複数人が触る場合や更新が後回しになりやすい場合は、更新日や更新者を分かるようにしておくと、一覧の情報をどこまで信頼できるか判断できます。まずは現在の請求を並べ、送付日、予定日、確認日が空欄のまま混ざっていないかを見直してみましょう。入金確認まで追える状態にしておくと、再案内と未入金確認のどちらを先にすべきかが整理されます。

請求書管理DIM