入金があったら「済」にするだけで大丈夫？請求額・振込名義・差額を照合する消込の基本

月末にネットバンキングを開くと、取引先らしい名前で55,000円の入金がありました。同額の請求書が複数あり、振込名義は担当者の個人名だけ。忙しいと、請求書一覧のどれかに「済」と付けて次へ進みたくなる場面です。

ただ、入金確認は「口座にお金が入った」だけでは終わりません。どの請求書の、どの金額に充てた入金なのかまで結び付けておくと、未回収の見落としや、後日の問い合わせで探し直す手間を減らせます。この対応付けを、実務では消込と呼ぶことがあります。

同額の入金でも、対象の請求書が決まるとは限らない

請求額と入金額が一致していても、それだけで対象の請求書を決められるとは限りません。同じ金額の請求を複数出していることもありますし、親会社、店舗、担当者、経理代行先など、請求先と異なる名義で振り込まれることもあります。

反対に、名前が似ているからといって、その取引先の入金とは限りません。金額、振込名義、請求番号や案件名、支払予定の連絡などを合わせて確認することが大切です。判断した根拠を残しておけば、数週間後に見ても「なぜこの請求を入金済みにしたのか」を説明しやすくなります。

「済」ではなく、対応関係を残す

少件数でも、未入金の請求を一覧にしておくと確認しやすくなります。請求番号、取引先、請求日、請求額、支払期限を並べ、入金を確認したら入金日、入金額、振込名義、消込状況を記録します。

たとえば110,000円の入金が、55,000円の請求2件の合算かもしれません。この場合は「入金済み」とするだけでなく、対象となる2つの請求番号を入金記録に記します。請求書側にも、同じ入金日と金額が分かる形で残すと、一覧と銀行明細を行き来して確認できます。

入金の記録は、単なるチェック欄よりも、請求と銀行明細の間をつなぐメモです。取引先から「先月分は支払いました」と連絡があったとき、対象をすぐ確認できる状態になります。

差額や名義違いは、完了にせず「確認中」にする

請求額より数百円少ない入金、対象が分からない合算入金、名義が異なる入金は、急いで完了扱いにしないほうが安全です。「確認中」とし、差額、確認した日、相手先への連絡先や回答内容をメモします。

差額には、振込手数料、値引き、分割払い、相殺、前受金など、さまざまな背景があり得ます。外貨や決済サービスを介する取引でも、着金額と請求額が単純に一致しない場合があります。差額を直ちに未払いと決め付けず、契約内容や取引先とのやり取りを確認してから処理します。消費税や源泉徴収、相殺などが関わる記録や会計処理は、取引内容によって個別の検討が必要になることがあります。

月末の確認は「未入金」ではなく「未消込」も見る

口座残高を確認する日に、未入金の請求だけでなく、銀行明細にはあるのに対象請求が決まっていない入金も見直します。後者を放置すると、実際には入金済みの取引先へ確認してしまったり、未回収の請求が別の入金に紛れたりします。

表計算は少ない件数でも十分役立ちます。一方で、前月の表をコピーして使う運用では、行の追加漏れ、入金欄の上書き、数式の崩れ、誰が確認したか分からない状態が起きやすくなります。月末に「未消込」「確認中」だけを絞り込み、銀行明細と突き合わせる担当・日を決めると、表の弱点を補いやすくなります。

まずは、入金済みの印を付けた請求書を数件見返してみてください。入金日、金額、名義、対象請求、判断の根拠がたどれるか。この5つがそろっていれば、入金確認は次の月にも引き継げる記録になります。

請求書管理DIM