振込手数料はどちらが負担？請求額より少ない入金が起きる理由と、事前にそろえたい確認事項

10万円の請求書を送ったのに、通帳に入ったのは99,450円。金額を見て「振込ミスだろうか」と迷ったものの、取引先からは「いつも手数料を差し引いて支払っています」と返ってきた。別の取引先は満額を振り込んでくれるため、どちらが通常なのか分からなくなることがあります。

こうした差額で確認したいのは、手数料の金額だけではありません。請求額を満額振り込む条件なのか、振込手数料を差し引いて振り込む条件なのか。その認識が取引先とそろっているかが大切です。

請求書の合計額だけでは、実際の入金額を決められないことがある

銀行振込では、振込手数料が発生する場合があります。その費用を振込人と受取人のどちらが負担するかによって、受取側の入金額は請求額と異なります。

負担者は一律に決まるものではなく、基本契約、見積条件、発注書、継続取引での取り決め、取引先の支払規程などで運用が分かれます。「振込人が負担するもの」「受取側が負担するもの」と慣行だけで判断すると、相手の社内ルールと食い違うことがあります。

特に、請求書を出す段階になって初めて条件を考えると、すでに発注時の認識が固まっていることがあります。請求書は金額を伝える大切な帳票ですが、支払条件を新しく決めるためだけの書類ではない、という点に注意が必要です。

請求書の注記は役立つが、取引前の確認の代わりにはならない

合意した内容に合わせて、請求書に「振込手数料はご負担ください」や「振込手数料は当方負担」と注記する方法は、支払担当者との認識合わせに役立ちます。

ただし、既存の契約や発注内容と異なる条件を請求書に一言だけ書けば、常にその条件で整理できるとは限りません。初回取引や条件が未確定の案件では、見積提出時、受注確定時、発注を受けた直後などに、「振込手数料のご負担はどちらとしますか」と確認するほうが行き違いを減らせます。

回答はメール、注文書、案件メモなど、後から見返せる形で残します。口頭で確認した場合も、確認した日付、相手、内容を自分の記録に残しておくと、次回の請求時に迷いにくくなります。

取引先ごとのルールとして記録すると、担当や案件が変わっても困りにくい

取引先一覧や案件メモに、「手数料：先方負担」「手数料：自社負担」「手数料：都度確認」といった項目を設ける方法があります。金額の一覧とは別に条件を置くことで、請求書を作る人や入金を確認する人が変わっても、判断の根拠をたどれます。

毎月の請求で前回のファイルをコピーしている場合も、前回どおりの注記を残す前に確認が必要です。取引先の担当者、発注方法、契約条件が変われば、以前の扱いがそのまま使えないことがあります。表計算は少ない件数なら便利ですが、取引先ごとの条件を別ファイルや個人の記憶に置くと、更新漏れや最新版不明が起きやすくなります。

差額入金を見つけたときは、手数料と決めつけず順に照合する

請求額と入金額が一致しないときは、まず請求額、事前に確認した手数料条件、入金名義を照合します。そのうえで、複数の請求書がまとめて振り込まれていないか、相殺・値引き・控除など別の理由がないかも確認します。立替金や実費精算を含む取引では、確認する項目が増えることもあります。

確認材料がそろわないまま相手のミスと決めず、「請求額と入金額に差額があるため、振込手数料の扱いを確認させてください」と、金額と確認したい点を簡潔に伝えるとよいでしょう。差額の会計・税務上の扱いは、取引内容や記帳方法によって異なり得ます。仕訳や税務判断に迷う場合は、契約資料を確認したうえで税理士などの専門家に相談することが考えられます。

次の請求を出す前に、既存取引先の契約書、見積書、発注書、メールを一度見返してみてください。負担者が分からない取引先を洗い出し、条件を確認して記録することが、少額の差額に毎回迷わないための準備になります。

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